仕事やプライベートで、毎日のようにメールのやり取りをしています。

メールを送る時に気をつけていること

メールを送る時に気をつけていること

仕事やプライベートで、毎日のようにメールのやり取りをしています

仕事やプライベートで、毎日のようにメールのやり取りをしています。多い時だと50通くらいです。
それだけ多いと気をつけないといけない事も増えてきます。
仕事上でのメール送信で気をつけている事は、誤字脱字が無いことは勿論、読みやすく相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いにも気を使っています。
メールはテキスト文字だけのやり取りが多いので、あまり事務的になりすぎても愛想がありません。とは言っても、馴れ馴れしい文章を使えるわけでも有りません。程よい丁寧さが求められると思います。
私のメールには書き出しに、必ず季節の挨拶文を入れるようにしています。例えば冬なら寒くなりましたが、お変わりございませんかなどの文面を添えています。相手への思いやりの気持ちが伝われば、読んだ人も親近感を抱いてくれるかもしれません。
プライベートでのメールでも、そう言う相手を気遣う文章はなるべく入れるようにしています。インフルエンザが大流行しているので、うがいや手洗いしてねとメールで書くと、心配してくれて有難うと返信が返って来ます。
メールはお互いの顔を見たり、声を聞いたりすることは出来ない分、文章で相手の様子を気遣うことが大切だと思っています。

私は、メールは極力利用しない方向で

私は、メールは極力利用しない方向で、利用するにしても、伝えたい内容を簡潔にまとめて相手に送信するようにしています。
メールに関しても、他と変わらぬ気遣い、マナーを守ることには十分注意しています。あくまでも基本は、相手に失礼と思われないこと、相手に不信感や不快な思いを与えない事となります。
私の場合、メールの利用はそのほとんどが会社用で、あとは妻と娘に連絡を取る手段として活用しています。その為、家族であれば気を遣わなくてもいいのですが、悪習が身についてしまうことを恐れて、会社と同様に失礼のないように心がけています。
まず件名への書き込みは、その重要度を一目で分かるような書き方、表現の仕方をするようにしています。なるべく早く、しっかりとその中身を理解してもらいたいと思う時ほど、より簡潔にその内容が分かる文章と共にタイトルを決定しています。
そしてもう一つは、誤字脱字を絶対にしないことです。
これは手描きの文章と同じで、会社用であれば、これはご法度という教えを先輩社員から受けてきました。
そのため、メールであっても、送信前に2、3回読み直して確認するようにしています。

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