仕事の中でメールを送る機会も多いのですが、気をつけているのは社名や相手の名前と部署名です。

メールを送る時に気をつけていること

メールを送る時に気をつけていること

仕事の中でメールを送る機会も多いのですが

仕事の中でメールを送る機会も多いのですが、気をつけているのは社名や相手の名前と部署名です。
簡単に入力できる点は便利であるのですが、一方で、入力変換で誤字脱字を生みやすいのです。
自分がこれだと思っていても、変換を間違えれば、意味違いのものになります。特に社名や担当者の名前を打ち間違えると致命傷です。
そのため、送付する前に読み直してメールを送るようにしています。
また、個人名が記載されたファイルの送付にも気をつけています。必ずパスワードを設定して、ファイルを開けないようにして、漏洩など万一の際に対応しています。プライバシーポリシーを取得している企業に送る際は特に注意しています。
また、相手のメール環境を知っておくことも大事です。
容量の大きいファイルも相手先に余裕がなければ送ることはできません。先ず、どの程度までファイルが送れるのか、文字化けにならないように相手の使用ソフトやパソコン環境についても確認しています。
メールは便利なもので、簡単な連絡であれば十分対応できます。
しかし、文面は残り続けるもので、決済などの重要事項に関しては切り離して考える必要もあります。
必ずメールを送ったら、相手に連絡することも心掛けています。相手が必ずしもパソコンを見ているとは限らず、大事な内容や急ぎの案件ほど連絡は欠かせません。